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办公规范及流程
2012-04-24 09:17     (点击: )

二、工作规范

会务工作规范

一、下达会议通知。会议通知简洁明了,内容一般包括:会议名称、时间、地点、议题、与会人员等。下达会议通知时,要填写会议通知记录表,注明通知接收人。

二、落实、布置会场。首先落实会场,之后定制悬挂会标(需悬挂会标的),并通服务部门做好会务服务,包括:会议室卫生、通风与室温调节,会议桌、主席台摆放,主席台茶水。同时,落实主席台人员、座次,打印主席台名单,摆放座次牌,并通知专业人员布置好音响、录音设备。

三、联系宣传报道事宜。需宣传报道的会议,提前通知新闻部门做好安排,并协调做好记者接送;本单位需留取影像资料的,提前通知相关人员届时录像、照相。

四、会议签到。提前15分钟到达会场,让与会人员签到,会议开始前,向主持人报告签到情况。

五、会议记录。根据不同会议,设置专用的会议记录本,记录会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会议内容。

六、会场整理。会议结束,组织整理会场,收回座次牌、台布、茶杯等,撤下会标。

考勤工作规范

一、安排专人每天如实登记工作人员考勤情况,每月第一个工作日统计出上月考勤情况,依次报办公室主任、分管校领导审签。

二、每月第三个工作日前收齐各处室上月考勤表,予以汇总,形成考勤汇总表,呈分管领导审阅后送财务室并存档。

三、应事、病不能到岗应履行请假手续,否则按旷工论。

接待工作规范

一、接待准备工作。①接上级领导或兄弟单位来视察或考察工作的通知后,速向单位主要领导汇报。②布置接待场所。提前1小时,检查整理好接待室卫生,开窗通风,调节好室温。根据接待需要配放水果或干果,认真清洗果盘、水果。摆放好果盘、矿泉水、茶杯,备好热水。③需留影象资料的,通知电教人员按时做好相关准备。④在上级领导到来之前,及时与上级领导随从工作人员取得联系,将有关情况报告主要领导,并提前到大门口等候迎接。

二、需安排工作餐的,提前联系饭店,告知就餐人数、标准和时间。

三、需住宿的,办公室负责与校内宾馆联系订下房间。

四、上级或外校领导来我中心中小幼参观时,由主要领导陪同,客人离开时,由负责接待的有关领导送别。

值班工作规范

一、来电处理。接听电话要使用文明用语。接咨询电话,应问明对方单位、姓名或姓氏、身份、咨询事项等情况,然后区别情况给予答复。自己答复不了的,向主任报告,按主任意见做相应处理。接电话通知,要详细记录来电单位、来电人、来电时间和通知内容。

二、来人来访接待。来人来访,以礼相待,问清事由,陌生人来访,还要问清姓名、单位、身份,之后做相应处理。

三、通知下达。须填写通知记录表,注明通知接收人,避免漏下通知及便于分清责任。

文字综合工作规范

一、总体要求

(一)突出思想性、指导性、针对性和可操作性,简明扼要。

(二)完整、准确地体现领导意图,全面、准确地反映客观实际,引用材料、数据真实,结论正确,提出的对策、措施切实可行。

(三)观点明确,内容新颖,结构严谨,条理清晰,言之有物,论之有据。

(四)篇幅适当,文风端正,杜绝形式主义。

二、工作程序

(一)根据中心领导的安排,及早做好文稿起草准备工作。

(二)在办公室主任的领导下,认真讨论研究起草提纲。

(三)根据确定的提纲和分工,认真撰写或修改,按时完成。

(四)文稿形成并统稿后,送办公室主任修改。

(五)文稿经办公室主任修改后,呈中心领导审阅,并根据中心领导的指示,对文稿作进一步修改,并及时送中心领导定稿。

(六)文稿定稿后,认真进行校对,及时呈送中心领导,并按要求打印。

(七)打印后的文稿,需发文的,送分管领导签发,及时处理;需上报的,按规定及时上报;需由有关单位发放的,及早与其联系,确保万无一失。

(八)进行登记、存档。

调查研究工作规范

一、总体要求

(一)坚持出观点、出思路、出对策的原则,求真务实,提高价值。

(二)调研目的明确,选题贴近中心。

(三)调研报告有深度、有新意,分析问题透彻、全面。

(四)对策建议符合实际,切实可行。

二、工作程序

(一)根据中心领导安排或按基础教育中心的中心工作需要确定调研题目,拟定调研方案。

(二)根据调研内容,选取调研对象,深入开展调查研究,了解和掌握第一手资料。

(三)在调查研究的基础上,进行综合分析,讨论调研报告提纲,并呈中心领导审定。

(四)根据领导审定的提纲,认真起草报告。

(五)调研报告形成后,送办公室主任审阅,并根据提出的意见进行修改。

(六)调研报告修改后,呈中心领导审阅,根据领导意见进行修改,定稿。

(七)按照中心领导批示及时办理,并按规定印发。

(八)进行登记、存档。

公文处理工作规范

一、 总体要求

(一)坚持实事求是、言之有物,避免大而化之、空泛议论。

(二)严格按照公文处理规定,统一格式,规范运作程序。

(三)准确体现发文的目的及意图,并及时制作分发,讲求效率。

(四)严格遵守文件保密规定,加强对涉密文件的管理,做到不失密,不泄密。

二、工作程序

(一)公文制作

1、拟搞。根据领导交待或会议决定进行文件的起草工作,并按规定的格式行文。以领导班子名义上报或下发的文件及其他重要文件的起草,必须认真领会行文目的、意图,列出提纲。经有关领导同意后,方能动笔。

2、修改。初稿完成以后,必须反复修改,要求语言表达准确,文字简练通顺,标点符号正确,书写整洁清楚。

3、核稿。经反复修改后的文稿送办公室主任审核,然后送有关领导阅后定稿。

4、签发。经核稿后的文稿,经办公室签字后送中心领导签发。签发人对文件负责,署全名,注明年、月、日。

5、打印校对。文件、文稿打印后,拟稿人员要将原稿与打印逐一核对,力求无误。核对人员要在行文处理单校对栏内签名,以示负责。

6、加盖印章。印制的正式文件,要再进行一次校对,确定无误后,加盖印章。

(二)公文分发

1、分发。文件加盖印章后,严格按发文范围进行文件分发工作。以基础教育党委、中心名义上报下发的文件,要履行分发文的登记手续。

2、存档。文件加盖印章后与原稿一并存档。属于请示、函件,还应将批复、函复与原稿一并立卷归档,以保持文件的完整性。

(三)公文接收

1、签收。收文原则上办公室人员负责签收。接收文件时,要认真对文件件数及号码进行登记、编号、分类。同类文件须放在同一文件夹内,再送交办公室主任签批。

2、传阅。根据批签意见,对文件进行传阅,急件必须在一天内传阅;一般文件要求在一周内传阅完毕;对需转有关部门传阅的文件,要及时传递并认真做好文件传递的登记手续。在文件的传阅过程中,要认真做好文件的催办、收回工作,加快文件的传阅速度。

3、来件处理。凡上级机关或外单位寄给中心的文件材料及信函等,由办公室负责拆封、登记、处理。对上级机关的通知,要及时向有关领导汇报,并按领导的指示办理。对上级及外单位寄来的一些有参考价值的文件材料,及时送交有关领导参阅。对上级机关的来电,要认真详细地做好记录,并及时交有关领导阅示,对领导的批示,要认真落实,并将承办的结果向有关领导汇报。

文件处理工作规范

一、文件收发

(一)普发文件收发

凡是大学党政、大学各部门、市区教育局及有关部门发来的文件、电报、会议材料等,均属于普发文件。

1、取文。按大学通知到有关部门取回文件或上级寄发文件。

2、分类、登记。每次取回文件后,要进行分类、登记。

(二)网上文件收发

凡是通过翱翔办公系统发来的文件、简报、通知等,均属于网上收文。

1、每天一上班,首先要打开翱翔网,查看是否有文件或通知,每天要查看4次;每个工作日的下午下班时再关闭翱翔网。

2、通过翱翔网发来的文件,每天都要及时拆离、保存、打印;会议通知要及时打印,送办公室主任签批,并通知参加会议的领导或有关人员本人。

二、文件传阅

(一)各类文件收到后,要认真登记、分类,附上文件传阅单,送办公室主任阅批,急件要急送。

(二)按办公室主任的批示及文件传阅范围,及时进行传阅,对送出的传阅件要及时收回。

(三)对有关领导在传阅件上的批示,要及时转告有关部门或有关人员,并及时向办公室主任报告,视情做出安排。

(四)文件传阅、办理完毕后,要立卷归档。

(五)文件可供借阅使用,要严格借阅手续,防止丢失和损坏。

文件、材料归档工作规范

一、文件、材料归档范围

凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文件、材料,均属归档范围。

(一)上级机关文件、材料

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料;

2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务,但要贯彻执行的法规性文件;

3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

4、上级机关及领导同志,在于本机关有关的文件、材料上的批示和下达的督查近期形成的办结材料;

5、中心负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书;

6、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

7、上级机关转发本机关的文件。

(二)本单位文件、材料

1、单位党委会议文件、材料,本单位召开的工作会议、专业会议文件、材料;

2、单位印发的各种文件的签发稿、重要文件的修改稿;

3、本单位的请示与上级机关的批复文件,下级单位的请示与本单位的批复文件;

4、本单位工作中形成的重要工作计划、总结报告;

5、本单位编印的通迅、简报。

6、本单位制定的工作制度等文件材料;

7、反映单位教学成绩、教育科研成果的文件材料;

8、本单位检查下级单位工作、调查研究行成的文件材料;

9、本单位各种统计报表和统计分析资料;

10、本单位形成的财务报表、审计结论等文件材料;

11、本单位党、团、工会在工作活动中形成的重要文件材料;

12、本单位在公务活动中,形成的重要函件;

13、本单位基本建设工程施工、竣工、购置大综物品文件材料等;

14、本单位干部的任免、调配,专业技术职务评定、聘任,干部与职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退休、死亡等文件材料;党员、团员、干部、工人的名册及报表;

15、本单位党组织的重要文件材料;

(三)下级机关文件材料

各基层单位送基础教育党委、中心的重要报告、工作计划、总结、典型材料等。

印鉴管理使用规范

为进一步建立健全印鉴管理制度,加强用印管理,严格审批手续,使机关工作更加规范化,制定本规定。一、印鉴种类与管理(一)基础教育中心印鉴种类:中国共产党西北工业大学基础教育委员会印章;西北工业大学基础教育中心印章;中国教育工会西北工业大学委员会基础教育中心部门分会印章。(二),中国共产党西北工业大学基础教育委员会印章;西北工业大学基础教育中心印章;中国教育工会西北工业大学基础教育中心部门委员会印章。由中心办公室主任保管。二、印鉴使用(一)使用中国共产党西北工业大学基础教育委员会印章,须经基础教育党委副书记以上领导批准;使用西北工业大学基础教育中心印章,须经基础教育中心副主任以上领导批准;使用中国教育工会西北工业大学基础教育中心部门分会会印章,须经基础教育中心工会主席批准。(二)如因工作需要使用印鉴时,印章使用人员、管理人员必须认真填写《印章使用登记表》,明确所盖印章的内容、数量、经手人及批准领导,并及时归档备查。(三)外单位因工作需要使用基础教育中心印鉴,须凭单位介绍信,经办公室主任同意,并由中心领导批准后方可使用。三、不得办理空白介绍信、空白表格的盖章。

四、不得以任何理由将印鉴带出私自用印。确需带印鉴外出使用时,须经办公室主任同意,并由中心领导批准,按职责范围由专人带印随从。

五、办公室主任对印鉴管理和使用负责。印鉴管理人员要坚持原则,严格执行本规定。

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